Gerenciamento eletrônico

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) oferece diversas vantagens para as escolas

De modo geral, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é uma tecnologia criada para arquivar, organizar, recuperar e gerenciar documentos e informações de maneira digital, em substituição aos métodos tradicionais de arquivamento em papel.

No dia a dia das escolas, esse tipo de tecnologia pode contribuir com diversas funções importantes, principalmente as da secretaria acadêmica. No entanto, é importante adotar uma ferramenta completa, confiável e segura, como é o caso do SAGRES GED.

Conheça o SAGRES GED

A PLATAFORMA SAGRES disponibiliza em seu software o SAGRES GED, que permite a guarda, versionamento e assinatura digital de documentos que compõem o acervo documental de alunos, professores, colaboradores e até mesmo da instituição. Os documentos podem ser armazenados através de qualquer módulo SAGRES ou diretamente no SAGRES GED, por meio de um sistema de segurança em que somente usuários autorizados podem ter acesso.

Outro ponto importante é o de que o SAGRES GED traz a funcionalidade OCR de reconhecimento ótico de caracteres, possibilitando que documentos digitalizados possam ter seu conteúdo textual indexado para facilitar pesquisa e futuras buscas. Assim, fica mais fácil analisar um conjunto de informações de um aluno da rede pública municipal de educação. A informação é gerenciável, o papel não.

A implantação do GED promove a eficiência administrativa, pois provê as assinaturas DIGITAIS A3 e também A1 – necessárias para a Secretaria Digital exigida no Ensino Superior.

Portaria nº 360, de18 de maio de 2022, que dispõe sobre a conversão do acervo acadêmico para o meio digital. 

Saiba mais sobre o SAGRES Assinatura Eletrônica

Com o SAGRES Assinatura eletrônica, a instituição de ensino indicará os documentos escolares que serão assinados, bem como o fluxo a ser seguido para que os responsáveis assinem determinado documento como atas, certificados, históricos escolares, entre outros.  Como forma de facilitar a gestão dos contratos das escolas, o setor de Contratos gera o contrato do aluno em PDF e envia para o aluno ou responsável assinar eletronicamente no Portal do Aluno.

Confira as diversas vantagens do GED:

Armazenamento digital

Permite que as escolas armazenem documentos de forma digital, reduzindo a necessidade de espaço físico para arquivamento de papel e protegendo contra qualquer tipo de perda ou extravio.

Organização e Indexação

Os documentos digitais podem ser organizados, categorizados e indexados de maneira eficiente, tornando mais fácil localizar informações específicas quando necessário. A funcionalidade OCR faz com que mesmo digitalizados, os caracteres sejam lidos e reconhecidos pelo sistema, facilitando pesquisas.

Acesso rápido e remoto

O SAGRES GED proporciona acesso rápido e remoto a documentos digitalizados. Colaboradores, professores, alunos e pais podem acessar facilmente registros, notas, documentos de inscrição e outros documentos importantes.

Segurança de documentos

O sistema oferece recursos avançados de segurança, como controle de acesso, criptografia e trilhas de auditoria, garantindo que os documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados.

Melhoria na Gestão de Processos

A automação de fluxos de trabalho e processos relacionados a documentos pode melhorar a eficiência e a consistência das operações da escola.

Economia de tempo e recursos

A eliminação de tarefas manuais de arquivamento, busca e organização de documentos economiza tempo e recursos que podem ser alocados para atividades educacionais mais produtivas.

Integração com outros sistemas

O SAGRES GED pode ser integrado com outros sistemas da PLATAFORMA SAGRES, como a gestão acadêmica, financeira, de pessoas, proporcionando uma visão mais completa e integrada dos dados.

A PLATAFORMA SAGRES facilita a gestão educacional

Em resumo, o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) da PLATAFORMA SAGRES oferece às escolas uma maneira eficaz de armazenar, organizar, acessar e proteger documentos, melhorando a eficiência operacional e a colaboração, garantindo a segurança e promovendo práticas mais sustentáveis. Converse com um consultor e solicite a sua demonstração!

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