O que esperar de uma plataforma de gestão acadêmica

O que esperar de uma plataforma de gestão acadêmica?

Uma plataforma de gestão acadêmica é uma solução tecnológica projetada para atender às necessidades gerais e específicas dos setores administrativos e pedagógicos das instituições de ensino, desde escolas até universidades.

Dentre as atividades, a gestão acadêmica precisa lidar com:

  • Matrícula de alunos;
  • Envio de dados para órgãos educacionais;
  • Emissão de documentos acadêmicos;
  • Gerenciamento de boletim acadêmico e frequência de aula;
  • Registro e atualização do cadastro de alunos, professores e demais funcionários;
  • Captação de alunos;
  • Organização de turmas e calendário acadêmico.

 

Além de acompanhar os contratos acadêmicos e financeiros dos alunos, realizar os registros, centralizar as informações de alunos e professores, a plataforma de gestão acadêmica será a responsável por:

  • Integrar todos os setores da instituição (Secretaria, Coordenação Pedagógica, Financeiro, Biblioteca, Ouvidoria)
  • Reduzir a burocracia dos processos acadêmicos, evitando o preenchimento de planilhas e formulários manuais e, consequentemente, disponibilizando mais tempo para a comunidade acadêmica se envolver em projetos pedagógicos;
  • Permitir que os diretores acadêmicos se dediquem em questões estratégicas das instituições de ensino, como a definição da metodologia de ensino e avaliações, sabendo que a rotina está sendo amparada pela tecnologia.

 

A plataforma de gestão acadêmica otimiza a padronização de processos acadêmicos, administra de maneira eficiente os recursos humanos e financeiros, traz maior agilidade no atendimento de pais, alunos e docentes, além da melhoria da comunicação institucional. A implantação de um sistema de gestão educacional especialista nas universidades e escolas, permite que os gestores educacionais foquem o seu tempo na educação.

No entanto, nem todas as plataformas disponíveis no mercado educacional garantem soluções abrangentes e seguras. Separamos algumas funcionalidades que consideramos indispensáveis para otimizar e simplificar os processos administrativos e acadêmicos. Confira:

Ferramentas educacionais

Ferramentas educacionais, como vídeos, quiz, testes e salas virtuais apoiam o trabalho dos educadores e devem ser usados em sala de aula ou fora dela, como forma de ampliar o ensino e aprendizagem além da escola. Além dessas, a Plataforma deve oferecer chats, redes sociais acadêmicas exclusivas da instituição, onde possam ser criados grupos de trabalhos para discussão de projetos de leitura, olímpiadas, ou conteúdos dados em sala de aulas e fóruns.

As ferramentas educacionais possibilitam mais inovações metodológicas, aumentam o engajamento dos alunos, personalizam a educação, facilitam avaliação e feedback, dão suporte ao ensino a distância, gerenciam conteúdo e promovem a colaboração. Isto é, elas enriquecem a experiência educacional, tornando-a mais eficaz e adaptável às necessidades dos alunos e dos professores.

Conectividade e acesso móvel

A conectividade e o acesso móvel garantem que alunos, professores, pais e gestores possam acessar a plataforma de qualquer lugar, a qualquer momento, desde que tenham uma conexão à internet. Isso promove a inclusão, a flexibilidade, o ensino a distância, além de tornar a comunicação mais eficiente e o gerenciamento de tarefas mais ágil.

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Gerenciamento de recursos

O gerenciamento de recursos é uma funcionalidade importante da plataforma, que permite otimizar o uso eficiente de recursos materiais e também humanos. Através das funcionalidades da plataforma, a gestão pode organizar melhor o orçamento, os investimentos e pode se planejar em longo prazo. Tudo isso garante uma experiência acadêmica mais organizada e de alta qualidade.

Automatização de processos

A automação de processos é um dos principais pontos quando se trata do planejamento estratégico das instituições, pois ela poupa o tempo que seria gasto em tarefas burocráticas e permite investi-lo em outras atividades. O software de gestão acadêmica automatiza os processos acadêmicos ou escolares garantindo que os gestores obtenham dados e informações que permitem uma visão completa da instituição para tomada de decisões mais assertivas.

A secretaria e a coordenação têm muitas atividades burocráticas como distribuição das turmas, organização da grade de aulas dos professores, o acompanhamento da frequência dos alunos, emissão de documentos para pais e estudantes e também documentos relacionados aos profissionais. Com o uso do software de gestão acadêmica, a instituição organiza as suas tarefas e realiza a gestão dos documentos. Além disso, ela reduz possíveis erros, acelera a tomada de decisões, garante a padronização e a conformidade dos procedimentos institucionais.

Relatórios e análises

Os relatórios e as análises produzidas pela plataforma acadêmica fornecem dados concretos sobre desempenho acadêmico das turmas, análise sobre avaliação de demanda de matrícula x oferta de vagas, operações administrativas, tendências do corpo discente, avaliações institucionais, avaliação do professor e muito mais. Assim, a gestão pode tomar decisões estratégicas com base em informações detalhadas.

Segurança e integração de sistemas

Um bom sistema de segurança é fundamental para proteger dados, cumprir regulamentações, como a LGPD, prevenir fraudes, garantir a disponibilidade da plataforma, proteger contra ameaças cibernéticas e estabelecer confiança entre os usuários. Além disso, a integração dos sistemas também possibilita melhorar a eficiência operacional, a experiência do usuário, a capacidade de análise e cruzamento de dados avançada e o gerenciamento de uma ou mais instituições de ensino.

Centralização de informações

A centralização de informações é muito importante, pois ela torna o sistema apto a reunir dados acadêmicos e administrativos em um único local, facilitando o acesso de alunos, professores e colaboradores. Isso melhora a comunicação, reduz erros de dados, possibilita decisões informadas e promove um atendimento mais personalizado. A centralização de informações também fortalece a segurança e aumenta a transparência nas operações acadêmicas e administrativas.

Suporte técnico e atualizações

O suporte técnico garante a resolução rápida de problemas, fornece apoio técnico essencial para manter a segurança dos dados e minimizar interrupções nas operações. Já as atualizações asseguram a manutenção da plataforma, corrigindo bugs, melhorando o desempenho e introduzindo novos recursos. Isso mantém a plataforma alinhada com as necessidades em constante evolução das instituições de ensino.

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