A secretaria digital é o caminho para que as Instituições de Ensino Superior (IES) se adequem à Portaria 315/18 do MEC, que pontua a exigência de digitalização de todos os documentos físicos. Trata-se da implementação do Acervo Acadêmico Digital.
A publicação da portaria, em abril de 2018, indicava o prazo de 24 meses a partir da publicação. Entretanto, a Portaria 332 do MEC, publicada em 2020, estendeu esse prazo para 48 meses. Ou seja, essas mudanças devem ser implementadas o quanto antes e as instituições precisam estar preparadas.
Mas, afinal, o que muda com a secretaria digital?
A secretaria digital é um sistema que possibilita que a IES administre todo seu acervo acadêmico e administrativo de forma digitalizada, íntegra e segura. Esse sistema atua como ferramenta para manuseio de protocolos, certificados, documentos, projetos, registros financeiros, matrículas, notas, listas de frequência, entre outros.
Tudo que envolve a gestão administrativa e acadêmica deve ser digitalizado, permitindo a integração entre os vários setores da instituição e facilitando o acesso, a edição, o upload e o download de documentos e arquivos – inclusive de forma remota. Essa iniciativa encurta os caminhos percorridos por todos os envolvidos na IES, ao tempo em que mantém o controle das permissões de uso e acesso.
A secretaria digital promove mais eficiência nos processos e otimiza as operações dentro de uma instituição de ensino, tornando as relações mais diretas e independentes. A depender da tecnologia utilizada, ela também proporciona a produção automática de relatórios periódicos capazes de medir o desempenho dos setores.
Quais os benefícios da secretaria digital?
O principal objetivo do sistema é o de melhorar os processos dentro de todas as IES do Brasil. Mas a secretaria digital também possui outras finalidades como:
• Tornar os processos mais eficientes
• Reduzir o uso de papel
• Automatizar o fluxo operacional
• Melhorar a eficiência dos setores
• Evitar fraudes de certificados e documentos
• Diminuir perdas e extravios de arquivos
• Evitar custos com impressão e armazenamento de material físico
• Permitir acesso remoto
• Fornecer informações unificadas
• Assegurar a padronização
A secretaria escolar digital possibilita uma transformação completa, direcionando o tempo e esforço gastos em atividades manuais para questões mais estratégicas da instituição.
Com a secretaria digital, os documentos físicos serão totalmente eliminados?
A princípio, os documentos não devem ser eliminados, mas armazenados em condições adequadas. No entanto, de acordo com o tempo definido pela tabela de temporalidade, os documentos poderão ser extintos do acervo físico, já que se encontram digitalizados e guardados em segurança.
A Plataforma SAGRES dispõe de tecnologia para as adequações à secretaria digital
Todas as IES que querem continuar atuando em conformidade com a lei, precisam se adequar às determinações do MEC. A modernização da rotina administrativa não é apenas uma necessidade para melhorar os processos, mas uma ação que garante a legalidade dos serviços prestados à sociedade.
A Plataforma SAGRES, criada pela TecnoTRENDS, proporciona um sistema integrado e completo para a implementação da secretaria digital. A tecnologia disponibilizada configura a base para uma verdadeira revolução digital e aperfeiçoamento de fluxos nas instituições.
