Cada vez mais, a digitalização de documentos e arquivos tem conquistado espaço na área administrativa. A adoção dessa medida garante economia de papel e, além de agilizar processos e reduzir custos, se apresenta como uma saída sustentável em favor do meio ambiente.
Nas instituições de ensino, por exemplo, o alto consumo de papel para impressão, arquivamento, cópia e preservação de documentos reflete em valores financeiros significativos. Ou seja, nesse caso, o processo de digitalização traz um impacto positivo no orçamento e ainda reforça a iniciativa da sustentabilidade – uma diretriz importante na formação de estudantes.
Listamos alguns benefícios do processo de digitalização:
• Redução do uso de papel
Evitar desperdícios de utilização de papel, sem dúvidas, é um dos principais objetivos da digitalização. Apesar do papel, em termos de decomposição, não ser tão prejudicial ao meio ambiente quanto outros materiais, seu processo produtivo traz grandes consequências negativas. Pois a sua fabricação requer grande quantidade de madeira, água e energia e ainda produz expressivo volume de poluentes orgânicos e resíduos sólidos.
Dessa forma, a digitalização significa poupar as florestas. E, para a gestão, representa economia financeira e a chance de empregar melhor os recursos materiais.
• Maior produtividade
A digitalização de documentos físicos também possibilita maior eficiência na localização e compartilhamento de informações, gera mais produtividade e otimiza o fluxo de trabalho. Os arquivos digitais podem ser acessados remotamente e o controle de acesso poder ser realizado através de senhas do sistema, o que, no caso de home office, contribui para facilitar a rotina de trabalho.
• Evitar perdas de documentos importantes
Outro ponto positivo trazido pela digitalização trata da organização e do arquivamento de papeis, que dispensam uma estrutura física específica para acondicionamento. O armazenamento digital também reduz a chance de perdas e extravios de informações, além de diminuir a possibilidade de deterioração e desgaste de folhas. Tudo isso representa economia de tempo e de dinheiro, pois evita os gastos para emitir um novo documento ou para reimprimir um arquivo.
Estratégias fundamentais para o processo de digitalização
Antes de adotar a digitalização, algumas questões precisam ser observadas. A primeira delas diz respeito ao cumprimento à legislação vigente, como a Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018, Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Também é necessária uma análise detalhada do que necessita ser armazenado fisicamente, o que deve ser guardado em meios eletrônicos e as cópias que podem ser digitalizadas. Nesse caso, é importante um sistema de gestão documental que auxilie na organização, padronização e identificação dos arquivos, bem como na segurança de permissões e acessos.
Plataforma Sagres
Apesar de bastante vantajoso, o processo de digitalização não é simples e precisa ser realizado com bastante planejamento e enfoque na área de atuação. Para a gestão educacional, a Plataforma Sagres oferece um sistema integrado e robusto a fim de garantir eficiência e segurança em todas as etapas da digitalização. Quer saber mais? Entre em contato com um dos nossos consultores.
